KATA PENGANTAR

                      Puji syukur hanyalah milik Allah SWT dengan karunia-Nyalah yang telah mengantarkan kami dapat menyusun makalah  dengan judul  “Teknik dan Dokumentasi Sistem” guna memenuhi tugas  mata kuliah Sistem Informasi Akuntansi

                       Dalam penyusunan makalah ini, penulis banyak mendapat tantangan dan hambatan akan tetapi dengan bantuan dari berbagai pihak tantangan itu bisa teratasi. Olehnya itu, penulis mengucapkan terima kasih yang sebesar-besarnya kepada semua pihak yang telah membantu dalam penyusunan makalah ini, semoga bantuannya mendapat balasan yang setimpal dari Tuhan Yang Maha Esa.

                       Penulis menyadari bahwa makalah ini masih jauh dari kesempurnaan baik dari bentuk penyusunan maupun materinya. Kritik konstruktif dari pembaca sangat penulis harapkan untuk penyempurnaan makalah selanjutnya.

Akhir kata semoga makalah ini dapat memberikan manfaat kepada kita sekalian.

Palembang, 12 Maret 2017

Penulis                              

BAB I

PENDAHULUAN

A.      LATAR BELAKANG

Dokumentasi meliputi bentuk naratif, bagan alir (flowchart), diagram, dan materi tertulis lainnya, yang menjelaskan bagaimana sebuah sistem bekerja. Informasi ini meliputi siapa, apa, kapan dimana, mengapa, dan bagaimana data dimasukkan, diproses, disimpan, menghasilkan informasi, serta bagaimana pengendalian sistemnya.

Beberapa alat yang populer untuk mendokumentasikan sebuah sistem adalah diagram, bagan alir, tabel, dan bentuk grafis lainnya untuk mewakili informasi. Alat-alat tersebut kemudian dilengkapi dengan deskripsi naaratif sistem, yaitu penjelasan per tahap mengenai komponen dan interaksi sistem. Alat dokumentasi memiliki peran penting dalam beberapa tahap yaitu :

1. Dapat membaca dokumen untuk menetapkan bagaimana sistem tersebut bekerja.
2. Untuk mengevaluasi dokumen sistem pengendalian internal, agar dapat mengidentifikasi kekuatan dan kelemahannya, serta mengusulkan perbaikan.
3. Keahlian paling banyak diperlukan untuk mempersiapkan dokumentasi.

Alat-alat ini dipergunakan untuk membuat semacam aturan di dalam sekian banyak kerumitan dan kekacauan. Sebagai tambahan, para anggota tim  yang mengembangkan proyek sistem informasi, seringkali berubah-ubah. Alat-alat dokumentasi tersebut akan membantu anggota baru dalam tim, untuk mengikuti jalannya proyek dengan cepat. Berdasarkan latar belakang tersebut penulis tertarik untuk menulis makalah tentang pengguna –pengguna teknik sistem dan jenis-jenis teknik mendokumentasikan sistem informasi serta petunjuk menggambarkan di agram alir.

B.       RUMUSAN MASALAH

Seperti yang telah di uraikan pada latar belakang, maka penulis mengambil rumusan masalah sebagai berikut.

1. Apa pengertian teknik sistem dan Dokumentasi
2. Bagaimana Alat teknik mendokumentasikan sistem informasi
3. Apa Pengertian Bagan Alir
4. Bagaimana simbol bagan alir, cara pembuatan bagan alir, Penggelompokkan bagan alir, Serta langkah-langkah mempersiapkan bagan alir.

C. TUJUAN PENULISAN

Tujuan dari penulisan makalah ini adalah:

1. Untuk mengetahui pengertian teknik sistem dan Dokumentasi
2. Untuk mengetahui Alat teknik mendokumentasikan sistem informasi
3. Untuk Mengetahui bagan Alir yang digunakan untuk mendokumentasikan pada sistem informasi
4. Untuk mengetahui simbol-simbol bagan alir, cara pembuatannya, penggelompokannya, serta cara untuk mempersiapkan bagan alir.

BAB II

SISTEM DAN TEKNIK DOKUMENTASI

Dalam menganalisis dan merancang suatu sistem informasi akuntansi, analisis sistem akan dihadapkan pada beberapa permasalahan yang berkaitan dengan kebutuhan informasi oleh berbagai pihak. Untuk menyelesaikan masalah tsb, seorang analis sistem harus memiliki bekal teknik pendokumentasian yang baik. Teknik tsb diharapkan dapat digunakan untuk menganalisis setiap permasalahan yang dihadapi.

Dalam Statement of Auditing Standard (SAS) 55, Consideration of the Internal Control Structure in a Financial Statement Audit mensyaratkan auditor independen memiliki pemahaman atas sistem pengendalian internal perusahaan sebelum melakukan audit (Romney, 2005). Atas alasan tsb, para auditor sistem direkomendasikan untuk menggunakan bagan alir ketika mendokumentasikan sebuah sistem yang komplek dan rumit. Dengan gambaran tsb, auditor sistem akan mudah melihat kelemahan dan kekuatan pengendalian suatu perusahaan.

A.  Pengertian Teknik Sistem dan Dokumentasi

Teknik sistem merupakan alat yang digunakan dalam menganalisis, merancang, dan mendokumentasikan sistem dan sub-sub sistem yang berkaitan.
Teknik sistem penting bagi auditor intern dan ektern dan juga para personel sistem dalam pengembangan sistem informasi.

Teknik sistem juga digunakan oleh akuntan yang melakukan pembuatan sistem, baik secara intern bagi perusahaannya maupun secara ektern sebagai seorang konsultan.

Dengan Demikian Seorang Akuntan harus memiliki keahlian dan kemampuan untuk mendokumentasikan sistem dalam bentuk grafis.

Untuk menganalisis sebuah sistem, maka diperlukan desain dan teknik dokumentasi yang akan digunakan secara rutin oleh seorang Desainer dan auditor sistem oleh tenaga Akuntansi.

Sedangkan Dokumentasi itu sendiri meliputi bentuk naratif, bagan alir (flowchart), diagram dan materi tertulis lainnya, yang menjelaskan bagaimana sebuah sistem bekerja. Informasi ini meliputi siapa, apa, kapan, dimana, mengapa dan bagaimana data dimasukkan, diproses, disimpan, menghasilkan informasi, serta bagaimana pengendalian sistem. Salah satu alat yang sering digunakan untuk mendokumentasikan sistem adalah: diagram arus data dan bagan alir (bagan alir dokumen, bagan alir sistem, bagan alir program). Alat ini dilengkapi dengan deskripsi naratif sistem, yaitu penjelasan pertahap mengenai komponen dan interaksi sistem.

Peranan teknik pendokumentasian sebenarnya tergantung dari jenis pekerjaan, teknik pendokumentasian memiliki peranan penting dalam hal berikut ini.

1. Sebuah sistem beroperasi dapat terbaca dari dokumentasi yang tersedia
2. Dapat mengidentifikasi kekuatan dan kelemahan dokumentasi sistem

pengendalian internal dan dapat menentapkan apakah sistem tsb memenuhi kebutuhan perusahaan

1. Sebuah sistem berfungsi secara optimal, apabila sistem tsb dapat secara

mudah dimengerti prosedurnya oleh orang lain dan dalam pengembangan sistem baru harus menunjukkan sistem pengendalian internalnya.

B.  Alat Dokumentasi Akuntansi

1. Diagram Arus Data (Data Flow Diagram)

Diagram arus data menggunakan symbol untuk menandakan sebuah proses, sumber data dan entitas dalam sebuah sistem. Pemakai utamanya adalah analis sistem dan perancang sistem. Diagram arus data digunakan oleh analis sistem untuk mendokumentasikan perancangan logis sistem guna membantu pengguna memahami proses kerja sistem. Penggunaan diagram arus data bertujuan untuk memisahkan secara jelas proses logis dari sistem analis dari proses fisik perancangan sistem.

• Elemen-elemen dalam diagram arus data

Diagram arus data disusun berdasarkan beberapa indicator dasar, yaitu: sumber dari tujuan data, arus data, proses, tempat penyimpanan data dan kamus data. Kelima elemen ini dikombinasikan guna memperlihatkan bagaimana data diproses. Pembuat diagram arus data selalu menggunakan symbol-simbol yang mudah dimengerti oleh pengguna sistem, biasanya symbol yang digunakan adalah sbb.

​​SMX

1. Sumber dan tujuan data. Penggunaan symbol pada sumber dan tujuan data yang digunakan pada diagram arus data merupakan gambaran sebuah institusi perusahaan maupun orang personal yang menggunakan informasi dari sistem tsb. Pada dasarnya, sumber dan tujuan tsb disebut sebagai entitas, sumber dan tujuan data tsb dinotasikan dengan kotak persegi empat.
2.  Arus data (data flow), pergerakan data menggambarkan aliran data melalui pemrosesan, file data dan entitas data. Pergerakan data melalui file data dan entitas data akan mengalir melalui tahapan pemrosesan data sesuai dengan modul yang tersedia. Untuk menggambarkan aliran data tsb, ditunjukkan dengan garis lurus atau melengkung dengan tanda panah.

​​SMXL

Pada gambar 2.2 diatas menjelaskan penerimaan pembayaran dari konsumen dalam bentuk pembayaran uang dan pengiriman ke sistem piutang agar terjadi pembaharuan pencatatan saldo piutang, pembayaran dalam bentuk tunai dikirim ke bank perusahaan untuk dicatat sebagai setoran ke bank. Aliran lain adalah melalui sistem untuk mencatat perubahan saldo piutang pada sistem. Departemen kredit akan melakukan pembaharuan saldo piutang atas nama pelanggan yang telah menyerahkan sejumlah uang berdasarkan informasi piutang yang diterima dari sistem.

 

1. Kegiatan proses pada sistem adalah kegiatan mentransformasikan data keuangan yang diterima. Pada gambar diatas, sistem memproses penerimaan pembayaran dari pelanggan. Pada tahap ini, ada dua kejadian, yaitu proses penyetoran uang ke bank berbentuk slip cek, bukti setoran dan data pengiriman uang ke sistem yang diolah dan diperbaharui pada buku piutang berdasarkan bukti setoran ke bank dan pada tahap ini, selanjutnya dokumen piutang akan dikirim ke departemen kredit untuk diarsipkan sesuai tanggal kejadian.

 

2. Tempat penyimpanan data. Pada sistem dikenal dengan data store atau tempat penyimpanan data, tempat penyimpanan data ini berfungsi menyimpan data yang disimpan berdasarkan sementara. Data yang disimpan harus diberi label yang jelas dan tempat penyimpanan data ini tidak bisa dilihat secara fisik, karena berbentuk perangkat lunak.

 

3. Kamus data. Kamus data (data dictionary) menggambarkan deskripsi semua elemen data, penyimpanan dan arus data pada sebuah sistem. Adakalanya kamus data ini berbentuk sebuah salinan utama (master copy) dari kamus data untuk menunjukkan konsistensi dan akurasi dalam pengembangan sistem informasi yang tersedia.

• Diagram arus data ke dalam subsistem

            Untuk memudahkan penafsiran diagram arus data, terutama pada gambaran yang lebih detil dan rinci, biasanya diagram arus data ini dipecah-pecah kedalam subbagian yang lebih kecil, ini dilakukan untuk mengantisipasi jika gambar membutuhkan tingkatan yang lebih rinci

           

            Untuk menjelaskan kepada pembaca, sistem diagram arus data diawali dengan menampilkan diagram konteks (context diagram) yang bertujuan menjelaskan gambaran ringkas tentang sistem tsb. Diagram ini menjelaskan sistem pemroses data dan entitas eksternal yang menjelaskan arah dan tujuan sebuah proses sistem.

​​SMXLL

Gambar 2.3: Diagram konteks (Context diagram) pemprosesan penjualan

Gambar 2.3 diatas menunjukkan bahwa sistem pemrosesan penjualan dimulai dari penerimaan pesanan pelanggan, bagian kredit akan memverifikasi kelayakan pemberian kredit kepada pelanggan, departemen penjualan mengirim surat pengeluaran barang ke departemen gudang, departemen pengiriman menerima barang dan slip pengepakan dan dokumen pengiriman, sedangkan departemen pengendalian persediaan menerima dokumen pengeluaran barang dari departemen penjualan. Dalam sistem pesanan penjualan, departemen pengeluaran barang dari departemen penjualan. Dalam sistem pesanan penjualan, departemen penagihan berperan mendistribusikan ke berbagai departemen, diantaranya ke departemen piutang dagang dalam bentuk salinan buku besar dan departemen buku besar.

• Menggambar diagram arus data

Menggambar diagram arus data dapat dimulai dengan menggunakan empat symbol bagan alir, symbol diagram arus data memiliki makna dan tujuan yang penting, yaitu sebagai  proses  penekanan  terdapatnya  analisis  aliran data dan penekanan  terhadap pendekatan logika dalam merancang sistem dari tampilan fisik. Beberapa pedoman yang perlu diperhatikan dalam membuat diagram arus data adalah; perancang  sistem  memahami  terlebih dahulu  sistemnya sebelum membuat bagan alir

tentukan sub-sub yang akan menjadi entitas, awali dengan membuat diagram konteks, lakukan pengidentifikasian arus data, apa saja yang menjadi kelompok arus data, identifikasi kegiatan transformasinya, pelajari seluruh dokumen atau tempat penyimpanan data dan pelajari sumber dan tujuan data, tandai setiap langkah proses kerja dan lengkapi dengan notasi yang jelas (terutama pada sub-sub bagian) guna memudahkan penelusuran kejadian.

• Penggertian Bagan Alir (Flow Chart)

            Bagan  alir  (flowchart)  merupakan  kumpulan  dari  notasi  diagram  simbolik  yang menunjukkan aliran data dan urutan operasi dalam sistem. Bagan alir (flowchart) merupakan metode teknik analisis yang dipergunakan untuk mendeskripsikan sejumlah aspek dari sistem informasi secara jelas, ringkas dan logis. Sebuah bagan alir akan representasikan grafikal pada suatu sistem yang menggambarkan terjadinya relasi fisik antara entitas kuncinya. Auditor, analis sistem, perancang sistem dan pemrogram, merupakan orang-orang yang paling mengenal notasi ini.

D. Simbol bagan alir

            Notasi yang digunakan untuk membuat bagan alir dapat dibagi menjadi kelompok berikut.

SMXL​​

1. Simbol masukan/keluaran merupakan media yang memberikan input untuk pemrosesan output dari suatu sistem.
2. Simbol pemrosesan merupakan media yang dipergunakan untuk memproses data atau menunjukkan kapan proses dilakukan secara manual.
3. Simbol penyimpanan (storage symbols) media ini berfungsi sebagai tepat menyimpan data yang sementara waktu menunggu diproses oleh sistem.
4. Simbol arus dan lain-lain menunjukkan arus data dan barang mengalir, media ini menjelaskan awal atau akhir sebuah sistem, bagaimana membuat keputusan dan komentar yang dibutuhkan.
   
   
    
   
   

• Pembuatan bagan alir

Dalam membuat bagan alir digunakan symbol bagan alir, garisan aliran dan variasi yang tepat. Penggunaan symbol pada bagan alir untuk mewakili fungsi-fungsi informasi atau jenis lain dari sistem. Arah aliran direpresentasikan dengan garis yang ditarik diantara symbol. Arah normal dari aliran adalah dari kiri ke kanan dan dari atas ke bawah.

Jika garis aliran terputus karena keterbatasan halaman, symbol penghubung harus digunakan untuk menunjukkan keterputusan tsb. Jika aliran dua arah, dapat ditunjukkan dengan garis tunggal atau ganda, tetapi anak panah harus digunakan untuk menunjukkan arah aliran normal dan arah sebaliknya. Pada gambar 2.5 berikut menunjukkan bentuk bagan alir tentang penyerahan/pelunasan dari pelanggan.

​​SMXLL

• Pengelompokan bagan alir

Bagan alir dikelompokkan menjadi tiga bagian, yaitu sbb:

1. Bagan alir sistem, yaitu bagan yang menunjukkan gambaran diagram arus data melalui serangkaian operasional dalam sistem pemrosesan data otomatis. Bagan ini menjelaskan bagaimana data diambil dan ditempatkan dalam sistem, bagaimana proses lanjutan yang terjadi pada data dan output sistem. Aliran pemrosesan digambarkan dengan symbol-simbol yang dihubungkan dengan garis alir. Simbol yang digunakan berupa garis lurus berbentuk tanda panah.

​​SMXL

1. Bagan alir dokumen, yaitu diagram yang menggambarkan arus dokumen melalui berbaai departemen dan fungsi dalam sebuah organisasi. Bagan alir dokumen, khususnya berguna untuk menganalisis kelengkapan prosedur pengendalian didalam suatu sistem, seperti pemeriksaan internal dan pemisahan fungsi. Bagan alir dokumen serupa dalam hal format dengan bagan alir analitis, tetapi lebih memuat sedikit rincian mengenai fungsi pemrosesan dari setiap entitas yang digambarkan dalam bagan. Simbol yang digunakan dalam bagan ini adalah symbol yang menjelaskan aliran dokumen.

Gambar 2.7: Bagan alir dokumenBagan alir program, menunjukkan proses penjelasan yang dibutuhkan oleh auditor untuk memperjelas proses yang dituangkan pada bagan alir sistem. Bagan alir dokumen merupakan bagan pelengkap dari bagan alir sistem, bagan ini mendukung dan mendeskripsikan logika yang dibuat pada bagan alir sistem.

​​SMXL

• Langkah-langkah mempersiapkan bagan alir (flowchart) sbb:

a. Perhatikan karakteristik setiap bagian dalam organisasi maupun pihak-pihak luar yang terkait

b. Cantumkan nama tiap-tiap departemen pada kolom yang sudah disediakan

c. Buatlah desain bagan alir secara vertical dan horizontal, dengan memulai dari atas diteruskan kearah bawah dan dari kiri ke kanan

d. Beri awalan dan akhiran yang jelas untuk bagan alir

e. Gunakan software computer untuk menggambar symbol-simbol yang digunakan serta lengkapi dengan nama yang jelas

f. Gunakan tanda-tanda yang jelas, misalnya nomor file, garis lurus diakhiri dengan kepala panah, konektor untuk garis yang bersimpang

BAB III

PENUTUP

• KESIMPULAN

Seorang analis sistem harus memiliki bekal teknik pendokumentasian yang baik. Bekal tsb diharapkan mampu membantu seorang analis dalam menganalisis setiap permasalahan yang terjadi. Statement of Auditing Standard (SAS) 55, mensyaratkan auditor independen memiliki pemahaman atas sistem pengendalian internal perusahaan sebelum melakukan audit (Romney, 2005). Atas alasan tsb, para auditor direkomendasikan untuk menggunakan bagan alir ketika mendokumentasikan sistem yang luas dan rumit. Dengan gambaran grafis tsb, auditor akan mudah melihat kelemahan dan kekuatan pengendalian suatu perusahaan. Teknik dokumentasi yang populer digunakan adalah diagram arus data dan bagan alir yang terdiri atas bagan alir dokumen, bagan alir sistem dan bagan alir program. Alat pendokumentasian tsb dilengkapi dengan deskripsi naratif sistem, yaitu penjelasan pertahap mengenai komponen dan interaksi sistem.

B.  SARAN

Semoga isi dalam makalah ini bisa memberikan kita pemahaman tentang cara mendokumentasikan sebuah sistem dan berguna nantinya ketika kita ingin membuat atau merencanakan sebuah sistem.

DAFTAR PUSTAKA

Akuntansi, D. (2016, september). TEKNIK DAN DOKUMENTASI SISTEM. Dipetik maret 2017, dari Dunia Akuntansi: http://duniaakuntantansi.blogspot.co.id/2016/09/makalah-teknik-dan-dokumentasi-sistem.html

Darmansyah. (2013, Oktober Kamis). Pengembangan sistem dan teknik dokumentasi. Retrieved Maret 12, 2017, from Sistem informasi Akuntansi: http://darmansyah.weblog.esaunggul.ac.id/category/sistem-informasi-akuntansi/pengembangan-sistem-dan-teknik-dokumentasi/

Dr.H.ANJAR WIBISONO, S. (2016). Materi SIA 2. Retrieved maret 2017, from Anjar Wibisono: http://www.anjarwibisono.com/modules/download/download.php?id=179&file=Materi%20SIA-ke2%20Upload.pdf

Vnhoel. (2013, November 18). Pengertian Dari Teknik & Dokumentasi Sistem. Retrieved Maret Minggu, 2017, from Vnhoel Blog Spot: http://vnhoel.blogspot.co.id/2013/11/pengertian-dari-teknik-dokumentasi.html